コールセンター業務41年の経験と実績
電話代行・テレホンアシストサービス
事務所を留守にするとき、電話代行をお引き受けします
貴社の電話をサンメックオペレーションセンターへ転送してください、貴社名を名乗り、 貴社女子事務員として応対いたします。応対した結果は直接電話で報告するか、携帯電話、またはメール等でもお伝えできます。
- 企業様の業務内容を徹底して把握し理解したうえで電話対応をいたします。
- 社会経験と豊富な知識を持ったオペレーターが対応いたいます。
- 40年にわたる様々な企業様の代行実績と経験が貴社の代行にも生かされます。
- 最新鋭の電話代行システムを採用しているので正確、迅速な電話対応を実現しています。
- サンメック独自のオペレーター教育と研修を実施し常にスキルアップを目指しています。
こうした対応をします 。
貴社の女子社員として応対し、お客様のお名前、お電話番号、ご用件をお伺いします。
貴社の業務についての案内等もいたします。
貴社社員として誠意で頑張ります。
電話代行は常に数多くの企業様の電話が各地からセンターへ着信してきます、どこの企業様の電話かを瞬時に識別しなければなりません。これを実現てくれるシステムをCTIシステムといいます。
サンメックでは平成元年、業界で最初にこのシステムを導入し20年ものCTIの実績を積み重ねてまいりました。
CTIシステムは「誰が」「どのクライアントへ」が瞬時に識別できるので、オペレーターのストレスを軽減できます。
■ 表示するクライアント情報 |
- クライアント名(着信と同時にオペレーターが名乗る社名および文言通称など)
1. ○○○○でございます
2. お電話ありがとうございます○○○でごさいます
3. おはようございます○○○○でございます
4. いつもありがとうございます○○○○でございます
5. △△△△△の○○○でございます
6. ○○○○の担当××がお電話承ります
- 正式社名(株式会社 /有限会社を付加した社名)
- 所在地 郵便番号
- 業種
- 代表者名
- 電話番号・FAX番号・携帯電話番号
- URL(ホームページのアドレス)
- メールアドレス
- 特記(電話を受ける際に注意が必要な時に表示)
また、あらかじめ回答パターンを登録することができ、よくあるお問合せについて迅速・正確な応対が可能です。
応対ミスを軽減し、代行業務を強力にサポート。
●---------------------CTIトップ画面(基本情報) | ||||
●---------------------CTI1枚目画面(詳細情報) | ||||
|
||||
CTI2枚目画面(詳細情報)---------------------● | ||||
CTI電話帳画面(詳細情報)---------------------● | ||||
クライアントに電話/メール発信
クライアントへ連絡や報告する場合、画面のボタンをクリックするだけで電話発信やメール送受信が行えます。
クライアント情報として社員の携帯番号、メルアドを登録しておくと画面上のボタンをクリックするたけで携帯電話やメールに用件を発信でき、その返事も表示することができます。 また、電話はそのまま外部の携帯電話へ内線のようにおつなぎすることもでき、直接お話をする事も出来ます(LINKサービス)
電話応対の曜日と時間のコントロール
企業様により電話代行をしてほしい曜日、時間帯が異なります、そこで各企業様ごとの受信対応パターンを作成しPCに受信曜日と時間をコントロールさせます。
留守中に受けた電話は下記の方法でお伝えいたします。
- 所定のホットラインにお電話をいただければ用件をお伝えします。
- 携帯電話を呼び出し、用件をお伝えします。
- メールにより伝言を配信します。
- ファクスにより報告いたします。
- お客様からの電話を出先の電話(固定電話・携帯電話)へ内線電話のようにおつなぎします、直接お客様とお話ができます。
ご利用方法
貴社にかかる電話をサンメックへ転送するためには、NTTの転送サービス(ボイスワープ)を利用します。ボイスワープを利用するためには貴社の電話から116番へ電話をしてください、最寄のNTTにつながります、ボイスワープの新規設置を電話で申請してください、局内工事なので1日ぐらいで設置工事が完了します。お出かけになる時は転送をセツトしてください、貴社にかかった電話は1コール以内でサンメックへ転送されます。サンメック側では貴社からの電話が転送されてくると、 着信と同時に貴社の基本データがパソコン画面に瞬時に表示され、オペレーターはそれを見ながら対応するため、正確、迅速、そして丁寧で均一な対応が可能となります(CTIシステム採用)
ご利用お申し込みにあたって
オペレーションを実施するにあたり貴社の基本データをご登録いただきます。
ご社名・所在地・お電話番号・ファクス番号・職種・社員名・主なお取引先名・ご担当者名などのリストを基本データとしてご登録いただきます、そして貴社の客様への対応方法を入念にお打ち合わせさせていただいた後に電話代行を開始させていただきます。
電話代行開始までの流れ
原則としてお申し込み日の翌日から開始できます、ただしNTTの転送サービス(ボイスワープが付加されていることが前提となります)※注1
電話代行お申し込み |
貴社データ記入用紙をファクス、メールまたは郵送でお送りいたします |
貴社データ記入用紙をファクス、メールまたは郵送でサンメックへ返信 |
転送先電話番号を1本公開します |
転送先電話番号を貴社電話にセット |
電話代行開始 |
付加されていない場合には貴社電話番号の管轄NTTの116番へ電話をして申請してください、局内工事につき半日程度で付加してくれます。取り扱い方法についてはサンメック、又はNTTにお尋ねください。
契約書等の取り交わしは後日で結構です。
電話代行・テレホンアシストサービス
■ 1. 時折留守にする厨房機器業者の事例 ■
私の会社は大手企業様で社員食堂を持っている会社へ厨房機材を納入しています。 厨房機材は一度納品すると、故障でもない限り、得意先からの電話はほとんどありません。新規の顧客獲得もネットでカバーできているので、電話番の女性を雇うほどの仕事量はありません。 日頃は私が電話番をしているのですが、やはり週に何度か外出しなければならない時があります。 留守番電話も考えたのですが、留守番電話での対応は初めてのお客様には印象が良くないのではないかと思い止めて電話代行に依頼しました。
朝9時から夕方6時までの間なら何時でも留守にできるので安心して外出できるようになりました。
オペレーターの女性は私どもの会社の業務内容を把握してくれていますし、急な用事の時は携帯電話を呼んでくれたり、 1日の用件をファックスで教えてくれたりするので、一日の流れが分かり、 助かります。だから電話番の女性を雇ったり採用したりといった資金も苦労も必要がありません。電話代行を利用して既に2年になります。
商材 | 小売 |
対応業務 | お問い合わせ窓口 |
対応曜日 | 月〜金曜日 |
対応時間 | 9:00〜17:00 |
電話回線 | 平日1回線 |
電話種別 | 通常回線
|
席種 | オペレーター共有席 |
連絡事項伝達方法 | 連絡が入り次第オンタイムに携帯メールへ発信
|
利用設備 | NTTボイスワープ |
運用ソフト | 通常ソフト利用 |
月間コール数 | 100〜200 |
対応事例 | 1人で切り盛りしているので、配達に出る時、転送をセット、戻ってきたら解除。 |
■ 2. バーチャルオフィスを利用している保険代理店 ■
1人で保険代理店をやっています、始めは自宅の所在地と電話番号を名刺に刷り、留守番電話で対応していましたが、出先から留守録を聞くと無言で切ったり、肝心なことが録音されていなかったりで、 私のようなビジネスには留守番電話では用が足りないと思い、電話代行の業者に所在地と電話番号、ファクス番号、そして借りた電話番号の電話番も依頼しました。
自宅を事務所にしていると確かに事務所経費は必要ないし、時折,妻に電話番をさせたりしているので人件費もかからなかったのですが,妻も外出することもあり、 自分の気持の中で自宅が事務所ということもあり仕事と私生活の区別がつかなくなり公私混同があり、名刺の事務所所在地も自宅所在地なので仕事にも巾か持てないように思い、思い切って電話代行会社の都心の所在地と電話番号、 ファックス番号を借り、借りた電話番号は電話代行のオペレーターにとってもらうようにしました。
その結果、会社らしい名刺ができあがり安い費用でバーチャルではあるが体裁は整い、お客様との話もスムースに運び、顧客獲得も順調に数字が伸びるようになりました。 なによりも私のストレスが解消し、顧客サービスも向上するようになり、安い費用で事務所を構え、電話番の女性を雇っているのと同じ状態が作り出せています。
商材 | 保険代理店 |
対応業務 | お問い合わせ窓口 |
対応曜日 | 月〜金曜日 |
対応時間 | 9:00〜18:00 |
電話回線 | 平日1回線 |
電話種別 | 通常回線
|
席種 | オペレーター共有席 |
連絡事項伝達方法 | 連絡が入り次第オンタイムに携帯メールへ発信
|
利用設備 | NTTボイスワープ |
運用ソフト | 通常ソフト利用 |
月間コール数 | 200〜250 |
対応事例 | バーチャルオフイスとして所在地・電話番号・ファクス番号も借り入れ名詞印刷 |
■ 3. 通販の受注代行としての電話代行 ■
弊社は通販で健康食品を販売しています、主にインターネットによる販売で、メールによる受注とホームページ上に商品に対するお問い合わせ先としてメールアドレスの他に電話番号を載せています。 メールだけではなく、直接電話で質問したいという顧客サービスの窓口として電話対応を依頼しています。
健康食品は口に入る物なので、メールだけでは不安だと思う人のために、やはり人が対応することで顧客に安心感を与えるだろうと考え、 サンメックのオペレーターに商品知識を持ってもらい、丁寧に、そしてきめ細かい案内をしてもらっています。 おかげさまで、リピーターが増え、口に入る健康食品は難しいといわれる欠点をクリアーできて満足しています。
商材 | 健康食品の通販 |
対応業務 | ご注文・お問い合わせ窓口 |
対応曜日 | 年中無休 |
対応時間 | 9:00〜20:00 |
電話回線 | 平日1回線 |
電話種別 | 通常回線
|
席種 | オペレーター共有席 |
連絡事項伝達方法 | 連絡が入り次第オンタイムに携帯メールへ発信
|
利用設備 | NTTボイスワープ |
運用ソフト | 通常ソフト利用 |
月間コール数 | 100〜200 |
対応事例 | 1人で切り盛りしているので、配達に出る時、転送をセット、戻ってきたら解除。 |
■ 4. 土曜日だけ利用しているメーカーの事例 ■
周知徹底させたとしても土曜日にかかってくる電話は必ずあるだろう、ということで交代で出社ということも検討しましたが、それでは週休2日の意味が無いということもあり留守番電話で案内を流す、という意見もでたのですが、 それも不十分ということで、電話代行を試しに利用することになりました。
利用して既に1年以上経過していますが、電話代行ということを知らない顧客は、会社は土曜日も業務をしているものと思い込んでいるようです。
商材 | 製造業 |
対応業務 | お問い合わせ窓口 |
対応曜日 | 土曜日のみ |
対応時間 | 9:00〜17:00 |
電話回線 | 1回線 |
電話種別 | 通常回線
|
席種 | オペレーター共有席 |
連絡事項伝達方法 | メール |
利用設備 | NTTボイスワープ |
運用ソフト | 通常ソフト利用 |
月間コール数 | 〜10 |
対応事例 |
土曜のみの電話代行 金曜日の最終帰宅者が転送をセット、月曜日、出社次第転送解除 |
■ 5. 社員2人だけの事務所の電話番利用 ■
ワンルームマンションを借りて事業を始めたのですが、電話番の女の子が突発で休んだり、食事、休憩、そしてトイレと電話がとれない時があり、電話が取れない30分、1時間といった、ちょっとした時間を電話代行に依頼しています。
こちらの都合で転送をセットしたり解除したりするだけでセンターへ転送され、会社の電話番をしてくれるので安心です。
電話番の女の子も日中一人になることが多く、退屈するらしく、直ぐに辞めてしまい、また募集する、その繰り返しになっていますが、その合間合間に電話代行を使っています。
小さな事務所だと女の子が定着しないので、電話代行には助けられています。
商材 | 代理店 |
対応業務 | お問い合わせ窓口 |
対応曜日 | 月〜金曜日 |
対応時間 | 9:00〜18:00 |
電話回線 | 平日
1回線 |
電話種別 | 通常回線
|
席種 | オペレーター共有席 |
連絡事項伝達方法 | 連絡が入り次第オンタイムに携帯メールへ発信
|
利用設備 | NTTボイスワープ |
運用ソフト | 通常ソフト利用 |
月間コール数 | 100〜150 |
対応事例 | 2人とも外出する時に転送セット、どちらかが帰ってくると解除 |
■ 6. マッサージ師の予約受付代行の事例 ■
外回りマッサージを家業としています、治療室は持たず直接お客様の指定場所に出向きます。今までは、携帯電話で予約を受けていましたが、治療中に電話のベルが鳴り、お客さんの気分をそこねたり、私の集中力もダウンするので、いいわけありませんでした。
こちらの都合で転送をセットしたり解除したりするだけでセンターへ転送され、会社の電話番をしてくれるので安心です。
電話番の女の子も日中一人になることが多く、退屈するらしく、直ぐに辞めてしまい、また募集する、その繰り返しになっていますが、その合間合間に電話代行を使っています。
小さな事務所だと女の子が定着しないので、電話代行には助けられています。
商材 | 代理店 |
対応業務 | お問い合わせ窓口 |
対応曜日 | 月〜金曜日 |
対応時間 | 9:00〜18:00 |
電話回線 | 平日
1回線 |
電話種別 | 通常回線
|
席種 | オペレーター共有席 |
連絡事項伝達方法 | 連絡が入り次第オンタイムに携帯メールへ発信
|
利用設備 | NTTボイスワープ |
運用ソフト | 通常ソフト利用 |
月間コール数 | 100〜150 |
対応事例 | 2人とも外出する時に転送セット、どちらかが帰ってくると解除 |
■ 7. 1年に1日だけの電話代行 ■
年に1度、土、日曜日と平日を絡ませて3日間、社員の社内旅行のために平日の1日だけ電話代行を利用しています。
1年に1度だけ、しかも1日だけしか利用しないのですが、快く引き受けてくれ、心置きなく旅行ができ、以来毎年、同じ頃にお願いしています。
商材 | 代理店 |
対応業務 | お問い合わせ窓口 |
対応曜日 | 月〜金曜日 |
対応時間 | 9:00〜18:00 |
電話回線 | 平日
1回線 |
電話種別 | 通常回線
|
席種 | オペレーター共有席 |
連絡事項伝達方法 | 連絡が入り次第オンタイムに携帯メールへ発信
|
利用設備 | NTTボイスワープ |
運用ソフト | 通常ソフト利用 |
月間コール数 | 100〜150 |
対応事例 | 2人とも外出する時に転送セット、どちらかが帰ってくると解除 |
■ 8. 300万円で株式会社を設立したのですが ■
私は300万円で株式会社を設立しました。 小さな事務所を構え、電話も引き、準備は整ったのですが電話番の女性を募集したところ全く応募者がありません。情報誌、ネット等にも求人をしているのですが、世の中景気が持ち直し、人手不足だとかで、大企業は別として苦労していると聞きました。 スタートから挫折していられませんし、人材派遣は高額で手が出ません。創業したばかりなので極力人件費は抑えなければなりませんが、留守番電話では用が足りません。やはり人が対応してこそ仕事が進みます。
予約情報の共有化を実現
小型モバイルPCを携帯し、インターネット環境さ整えていただければ、出先のモバイルPCとサンメックのPCをネットで結び、本人が出先で受けた予約情報をオンタイムで入力していただくと、その情報は直ちにサンメックにも伝わります。
また、サンメックで受けた予約情報もオンタイムで入力することにより、ご本人のモバイルPCに直ちに伝わり相互に予約情報を共有することができます。相互に予約情報の閲覧、入力が可能になり、空いている時間帯に予約を挿入できるので無駄がなく、その場でお客様の予約を受け付けられるのでお客様もご本人も満足することができると思います。
商材 | デリバリーマッサージ |
対応業務 | 予約・お問い合わせ窓口 |
対応曜日 | 月〜金曜日 |
対応時間 | 11:00〜21:00 |
電話回線 | 平日
1回線 |
電話種別 | 通常回線
|
席種 | オペレーター共有席 |
連絡事項伝達方法 | 連絡が入り次第オンタイムにスマートホンへ発信
|
利用設備 | NTTボイスワープ |
運用ソフト | 通常ソフト利用 |
月間コール数 | 180〜200 |
対応事例 |
オフィスを持たない、マッサージ技術のみでお客様のお宅からお宅へ移動、 予約が入るとスマートホンに連絡 |